Categoría: Facturación

Una factura debe incluir nueve datos, según la Agencia Tributaria. Si falta alguno, tu cliente puede tener problemas para deducirla y tú tendrás que rectificarla. Usa esta lista para revisar las tuyas antes de enviarlas.

Última revisión: 9 de octubre de 2026. Fuente: Agencia Tributaria, requisitos de las facturas. Información general que no sustituye el criterio de la Administración ni de un asesor.

Los nueve datos de una factura

1. Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos o razón social completa de quien expide la factura y de quien la recibe.
4. NIF de quien expide la factura y, en determinados casos, del destinatario.
5. Domicilio del expedidor y del destinatario.
6. Descripción de las operaciones, con los datos necesarios para determinar la base imponible: precio unitario sin IVA y descuentos o rebajas.
7. Tipo o tipos de IVA aplicados.
8. Cuota de IVA, indicada por separado.
9. Fecha de la operación, si es distinta de la fecha de expedición.

Menciones obligatorias en casos concretos

Si tu factura…	Debe indicar
Recoge una operación exenta de IVA	La norma que establece la exención
Tiene como sujeto pasivo al cliente	La mención «inversión del sujeto pasivo»
La emite el propio destinatario	La mención «facturación por el destinatario»
Está en un régimen especial, como el criterio de caja	La mención del régimen aplicable
Incluye operaciones con distintos tipos de IVA, o exentas y no exentas	La base imponible desglosada por separado

La retención de IRPF

Si tu factura lleva retención, debe aparecer el porcentaje y el importe que se resta del total. Puedes ver qué porcentaje te corresponde en retención del 7 % o del 15 % y calcular el total con la calculadora de factura con IVA e IRPF.

Errores frecuentes

• Saltarse números o repetirlos dentro de la misma serie.
• Poner solo el nombre comercial en lugar del nombre fiscal completo.
• Escribir el total sin separar la base imponible y la cuota de IVA.
• Facturar una operación exenta sin citar la norma que la ampara.
• Olvidar la fecha de la operación cuando no coincide con la de la factura.

Lista de comprobación rápida

• ¿Tiene número correlativo y fecha?
• ¿Aparecen tu nombre fiscal, tu NIF y tu domicilio?
• ¿Aparecen el nombre, el NIF y el domicilio de tu cliente?
• ¿Se entiende qué se ha vendido y a qué precio sin IVA?
• ¿Figuran el tipo de IVA y la cuota por separado?
• Si lleva retención, ¿están el porcentaje y el importe?
• Si es exenta o tiene inversión del sujeto pasivo, ¿lleva la mención?

Relacionado

• ¿Puedo seguir facturando con Excel con Verifactu?
• Plantilla de control de ingresos y gastos.

Sí, en muchos casos puedes seguir haciendo tus facturas con Excel o Word después de que Verifactu sea obligatorio. Depende de para qué uses la hoja de cálculo. Esto es lo que dice la Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes.

Última revisión: 9 de octubre de 2026. Fuente: preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre sistemas informáticos de facturación. Este artículo es informativo y no sustituye el criterio de la Administración ni de un asesor.

Respuesta rápida

Cómo usas Excel o Word	¿Te afecta el reglamento?
Solo para escribir los datos de la factura, expedirla, imprimirla y guardarla	No
Además, llevas un listado de facturas emitidas con sumas o cálculos básicos	No
La hoja procesa los datos de facturación para generar directamente libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad u otros resultados fiscales	Sí
Usas una macro que genera el libro registro de facturas expedidas	Sí
Haces las facturas totalmente a mano, con talonario	No

Cuándo empieza la obligación

• Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades): deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
• Autónomos y resto de obligados: antes del 1 de julio de 2027.

Qué regula exactamente

La norma no obliga a todo el mundo a comprar un programa. Regula los sistemas informáticos de facturación: el conjunto de hardware y software que se usa para expedir facturas. Si usas uno, debe cumplir los requisitos del reglamento. Verifactu es una de las modalidades de esos sistemas, la que envía los registros de facturación a la Agencia Tributaria.

Dónde está la línea con Excel

El criterio de la Agencia Tributaria no mira el programa, sino el uso. Una hoja de cálculo empleada como una máquina de escribir con sumas queda fuera. Una hoja que, a partir de las facturas, genera por sí sola los libros registro o los datos para tus impuestos se considera un sistema informático de facturación y tendría que cumplir requisitos que una hoja de cálculo normal no puede cumplir.

Dos avisos que da la propia Agencia Tributaria:

• Puede comprobar si tu hoja de cálculo o tu procesador de textos cumple los criterios de sistema informático de facturación, según las capacidades que utilices.
• Con carácter general no puedes mezclar: si expides facturas con un sistema informático de facturación, toda tu facturación debe hacerse así.

Quién queda fuera

• Quien factura íntegramente a mano.
• Quien ya está en el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Quien tributa en los territorios forales del País Vasco o Navarra.
• Quien no está obligado a expedir factura.
• Quien tiene una resolución de no aplicación vigente.

Qué opciones tienes

1. Seguir con Excel o Word de forma sencilla. Datos, factura, impresión y archivo, sin automatizar libros ni impuestos desde la misma hoja.
2. Usar la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria. Es una aplicación básica de facturación, pensada para quien tenga necesidades simples.
3. Pasar a un programa de facturación adaptado. Tiene sentido si emites muchas facturas o quieres automatizar libros e impuestos.

Qué hacer si tienes dudas con tu hoja

Si tu Excel hace algo más que rellenar la factura y sumar, no des por hecho que estás fuera. Lee el criterio completo en la fuente enlazada arriba y consúltalo con tu asesor antes de julio de 2027.

Herramientas relacionadas

• Calculadora de factura con IVA y retención de IRPF.
• Calculadora de IVA trimestral.